Exact Financials

Verdichtingen, grootboekrekeningen en grootboekkoppelingen aanmaken

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u (hoofd)verdichtingen, grootboekrekeningen en grootboekkoppelingen aanmaakt. De opzet van uw grootboek, inclusief hoofdverdichtingen en verdichtingen, is belangrijk voor:

• De kwaliteit van de informatie die uit uw administratie kan worden verkregen
• De doelmatigheid waarmee u uw financiële administratie kunt voeren
• De helderheid van uw balansoverzichten (balansrekening en winst en verliesrekening)

Procedure

• Verdichtingsstructuur en grootboekschema defnieren.
• (Hoofd)verdichtingen aanmaken
• Grootboekrekeningen aanmaken. 
• Grootboekkoppelingen definiëren. 

Verdichtingsschema aanmaken

Ontwerp eerst op papier een grootboekschema en (hoofd)verdichtingenstructuur.Het verdichtingsschema wordt gebruikt wanneer u balansen opvraagt. Financiële overzichten kunnen worden weergegeven in verdichte vorm. Dit betekent dat de bedragen op aan elkaar gerelateerde rekeningen worden gesaldeerd en als zodanig weergegeven. Om zulke overzichten te kunnen genereren, moet u een verdichtingsschema opstellen. Een goed verdichtingsschema helpt u te voldoen aan de wettelijke eisen met betrekking tot het opstellen en publiceren van uw jaaroverzichten. Het is belangrijk om eerst een concept-verdichtingsschema op papier te maken, voordat u tot implementatie overgaat. Neem alle grootboekrekeningen op die u in de verdichtingen wilt gebruiken. Neem vervolgens alle verdichtingen op in hoofdverdichtingen.

(Hoofd)verdichtingen aanmaken

Nadat u uw verdichtingenstructuur en grootboekschema heeft gedefinieerd, voert u eerst uw hoofdverdichtingen in [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Hoofdverdichtingen]. Een overzicht van de door u aangemaakte hoofdverdichtingen vraagt u op in [Finance: Stamgegevens, Overzichten, Hoofdverdichtingen]. Vervolgens legt u de onderliggende verdichtingen vast in [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Verdichtingen]. Een overzicht van de door u aangemaakte verdichtingen vraagt u op in [Finance: Stamgegevens, Overzichten, Verdichtingen]. Bij het aanmaken van een verdichting koppelt u de bovenliggende hoofdverdichting. Een hoofdverdichting kunt u dan ook alleen maar verwijderen als deze niet is gekoppeld aan een onderliggende verdichting.  

Grootboekrekeningen aanmaken

De manier waarop u uw verschillende grootboekrekeningen definieert, is bepalend voor de werking van uw gehele administratie. Het is van vitaal belang dat u uw rekeningschema systematisch opbouwt en daarbij gebruik maakt van een logische codering voor de rekeningen. Daarnaast moet u een duidelijk onderscheid maken tussen balansrekeningen en winst-en-verliesrekeningen. Belangrijke aspecten die u in overweging moet nemen voordat u grootboekrekeningen gaat aanmaken:

• Algemene aspecten
• BTW-rekeningen en BTW-codes
• Subtotaalrekeningen en lege rekeningen
• Belangrijkste grootboekrekeningen

Algemene aspecten

Bij het aanmaken van grootboekrekeningen dient u rekening te houden met de volgende aspecten:

• De cijfercode van de grootboekrekeningen
• Het verdichtingsschema
• De overzichtelijkheid en leesbaarheid van de financiële gegevens door effectief gebruik van subtotaalrekeningen en lege rekeningen
• De plaats waarnaar het saldo van een rekening moet worden doorgesluisd: de balans- of de resultatenrekening
• Of een rekening in een (automatische) herwaardering moet worden meegenomen
• Of bedragen die zijn geboekt op een rekening, worden toegewezen aan kostenplaatsen en/of kostendragers

BTW-rekeningen en BTW-codes

Wanneer u een grootboekrekening aanmaakt, moet u een BTW-code invoeren. Als u begint te werken met Exact Financials, is alleen maar BTW-code '0' beschikbaar. Maak via de volgende procedure BTW-rekeningen en BTW-codes aan:

1. Maak eerst in [Finance: Grootboek, Stamgegevens,Onderhoud, Grootboekrekeningen] de benodigde BTW-rekeningen aan, zoals 'Af te dragen BTW' en 'Te vorderen BTW'. Voer de BTW-code '0' in, in het veld 'BTW code'.
2. Definieer vervolgens alle BTW-codes in [Finance: Grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-codes], waarbij u gebruik maakt van de BTW-rekeningen die u zojuist hebt aangelegd.
3. Hebt u eenmaal alle benodigde BTW-codes gedefinieerd, dan kunt u alle andere grootboekrekeningen aanmaken in [Finance: Grootboek, Stamgegevens,Onderhoud, Grootboekrekeningen], waarbij u gebruik maakt van de BTW-codes die u hebt gedefinieerd.

Belangrijkste grootboekrekeningen

Voor de financiële pakketten zijn de volgende grootboekrekeningen essentieel:

• Grootboekkoppelingen.
  Via grootboekkoppelingen worden boekingen automatisch op de juiste rekeningen aangemaakt. Dit versnelt het boekingsproces. Voordat u grootboekkoppelingen kunt aanmaken [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Grootboekkoppelingen], moet u eerst grootboekrekeningen aanmaken.
• Debiteuren en crediteuren tegenrekeningen.
  Met deze rekeningen legt u boekingen, bijvoorbeeld van facturen, in subadministraties vast. Zij vormen de standaard tegenrekeningen voor het inkoop- en het verkoopboek.
• Dagboeken.
  Er moet een standaard tegenrekening zijn voor de volgende typen dagboeken: verkoop, inkoop, bank, giro en kas. Voert u een boeking in één van deze dagboeken in, dan wordt altijd de standaard tegenrekening gebruikt.
• BTW-codes.
  Voordat u BTW-codes kunt aanmaken in [Finance: Grootboek, BTW, Stamgegevens, Onderhoud, BTW-codes], dient u de grootboekrekeningen 'Af te dragen BTW' en 'Te vorderen BTW' aanmaken, waarop de berekende BTW-bedragen worden geboekt.
• Valuta.
  Valutaverschillen tussen openstaande posten en betalingen kunnen winsten en verliezen tot gevolg hebben. U moet misschien bedragen in vreemde valuta herwaarderen als er sprake is van koersverloop. Voor de betrokken boekingen moeten de grootboekrekeningen aan iedere valuta worden gekoppeld in [Finance: Grootboek, Valuta, Onderhoud, Valuta]. 
• Activa.
  Voordat u activagroepen kunt aanmaken, moet u eerst de benodigde grootboekrekeningen aanmaken. Definieer vervolgens de vereiste rekeningen in [Finance: Stamgegevens, Onderhoud, Activa, Activagroepen] in het Activa menu.
• Kostenplaatsen en kostendragers.
  Past u kostenverdeling toe, dan kunt u een dekkings- en een kostenrekening koppelen aan iedere kostenplaats in. Zie [Kostenverdeelstaat].

Voor de logistieke pakketten wordt u verwezen naar de handleidingen die deze pakketten beschrijven. U kunt uw rekeninggegevens, en de manier waarop daarmee in uw administratie wordt gewerkt, aanpassen aan uw eigen wensen en inzichten. Grootboekrekeningen maakt u aan in [Finance: Grootboek, Stamgegevens,Onderhoud, Grootboekrekeningen]. Een overzicht van uw grootboekrekeningen vraagt u op in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Overzichten, Grootboekrekeningen].

Meest gestelde vragen

• Wanneer ik grootboekrekeningen aanmaak, moet ik BTW-codes invoeren, maar wanneer ik BTW-codes aanmaak, heb ik grootboekrekeningen nodig. Hoe pak ik dat aan?
  BTW-code '0' staat altijd tot uw beschikking. Maak uw BTW-rekeningen eerst aan met BTW-code '0'. Maak vervolgens alle BTW-codes aan die u nodig hebt, met behulp van de zojuist aangelegde rekeningen. Tot slot kunt u alle andere rekeningen aanmaken.
  
• Ik heb een aantal grootboekrekeningen aangemaakt. Waarom kan ik ze niet gebruiken?
  U kunt geen boekingen invoeren op subtotaalrekeningen of lege rekeningen. Zorg ervoor dat u {Nee} kiest in het veld 'Subtotaal Rekening'. Hebt u in dit veld per ongeluk {Ja}of {Leeg} gekozen, dan moet u de desbetreffende rekening verwijderen en een nieuwe aanmaken. Een andere oorzaak kan zijn dat u de instelling 'Blokkeren' hebt aangezet.

Grootboekkoppelingen definiëren

Exact Financials biedt optimaal gebruikersgemak. Daar waar mogelijk wordt het boeken vereenvoudigt door grootboekrekeningen te koppelen aan diverse geautomatiseerde (boekings)acties. Door vooraf aan te geven in welke situatie u welke grootboekrekening wenst te gebruiken wordt veel (overbodig) handmatig werk voorkomen. Tijdens het boeken geeft u verkort aan welke actie u wenst uit te voeren; vervolgens worden door de software bij het aanmaken/verwerken van de boekingen de door u aangegeven grootboekrekeningen gebruikt om automatisch boekingsregels op aan te maken. Uw grootboekkoppelingen definieert u in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Grootboekkoppelingen]. U definieert grootboekkoppelingen voor de volgende typen acties: 

• Restbedragen automatisch afboeken op openstaande posten
  Bij het handmatig afboeken van openstaande posten kunt u aangeven of u bij een (deel)betaling het resterende bedrag als korting, kredietbeperking of betalingsverschil kan worden aangemerkt. Bij verwerking van de afboeking, worden door Exact Financials automatisch de boekingsregels op de aan deze acties gekoppelde grootboekrekeningen aangemaakt. Zie [Boekingen invoeren].
• Automatisch rekenverschillen boeken bij gebruik van vreemde valuta.
  U definieert de grootboekrekening waarop deze rekenverschillen geboekt moeten worden.Zie [Vreemde valuta].
• Bij jaarovergang automatisch het saldo van de winst- en verliesrekening overboeken naar de balans.
  U definieert de balans grootboekrekening waar het saldo van de winst-en verliesrekening op wordt overgeboekt. Zie: [Jaarovergang].
• Automatisch kosten en opbrengsten toerekeningen aan verschillende perioden
  Definieer hier de tussenrekeningen waarop kosten tussentijds worden gedebiteerd en opbrengsten worden gecrediteerd alvorens deze aan de juiste periode worden toegekend. Zie [Periodeverdeel].